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Politique de confidentialité espace client

1. Préambule 

La présente politique de confidentialité s’adresse à vous, en votre qualité d’"Utilisateur" du site « www.mondossiernotaire.fr » (ci-après dénommé le « Site »). 

Ce Site est édité par l'étude notariale LEX ENIM.

L'étude notariale LEX ENIM et votre notaire accordent une grande importance au respect de votre vie privée et à la protection des données à caractère personnel. A ce titre, nous nous engageons à une application stricte de la règlementation en matière de protection des données personnelles à savoir la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite loi informatique et liberté et le Règlement n°2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après le « Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles »).  

La présente politique de confidentialité a pour objectif de vous informer sur les engagements et les mesures prises par votre notaire afin de veiller au respect de votre vie privée et à la protection de vos données à caractère personnel. 

Les stipulations de la politique de confidentialité du Site complètent les stipulations de la politique de confidentialité du site de l’étude de votre notaire. En cas de contradiction entre les termes, ce sont les stipulations de la politique de confidentialité du site de l’étude notariale qui prévalent.

2. Responsable de traitement 

Votre notaire agit comme responsable du traitement des données personnelles de ses clients, Utilisateurs du Site. 

3. Objet du traitement 

3.1 Finalités 

Les traitements mis en œuvre dans le cadre du Site répondent à des finalités explicites, légitimes et déterminées afin d’assurer : 
  • L’authentification de l’Utilisateur 
  • La création du profil Utilisateur 
  • L’accès aux dossiers par l’Utilisateur 
  • La prise de rendez vous par l’Utilisateur 
En tout état de cause, et pour chaque finalité définie, votre notaire met tous les moyens en sa possession pour assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel qui lui sont confiées, dans le respect des lois et règlements en vigueur. 

3.2 Base légale 

En application de l’article 6 du Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles, le traitement doit être licite et reposer sur une base légale. 
  • Le traitement opéré par votre notaire est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ;
  • Dans certains cas, le traitement est également nécessaire au respect d’une obligation légale.  

4. Données traitées 

Votre notaire s’engage à respecter le cadre des dispositions légales en vigueur et notamment à fournir aux Utilisateurs du Site une information complète sur le traitement de leurs données personnelles et à maintenir un registre des traitements des données conforme à la réalité. 

4.1 Dans le cadre de la seule utilisation de la page de prise de prise de rendez-vous en ligne 

Dans le cadre de l’utilisation de la page de prise de rendez-vous en ligne, en dehors de toute connexion à l’espace client, les seules données collectées pour la création de votre profil sont votre : nom, prénom, adresse mail et numéro de téléphone. 

4.2 Dans le cadre de l’utilisation de l’espace client 

Les données à caractère personnel collectées par votre notaire dans le cadre de l’utilisation de l’espace client proviennent de plusieurs sources. Il peut s’agir de données que vous fournissez directement lorsque vous utilisez le Site ou de données collectées automatiquement par votre notaire. 
Lors de l’utilisation du Site, vous êtes amené à nous fournir des données personnelles à plusieurs étapes :
  • Lors de votre connexion : Identifiant, mot de passe 
  • Lors de la création de votre profil : Nom, prénom, date de naissance, pays de naissance, ville de naissance, adresse mail, numéro de téléphone, adresse postale, code postal, ville et situation matrimoniale. 
  • Lorsque vous ajoutez un nouveau document : Nom, prénom, date de naissance, numéro de téléphone, adresse postale, code postal, ville, situation matrimoniale, informations financières, revenus. 
  • Lorsque vous effectuez un paiement : Nom, prénom  
Les données relatives aux moyens de paiement ne sont pas collectées par l’Office Notariale mais par la Caisse Des Dépôt et Consignations, cette dernière appliquant une politique stricte pour garantir la protection des données à caractère personnel qu’elle collecte. Lorsque vous effectuez un paiement en ligne, vous êtes alors directement redirigé vers le site de la Caisse des Dépôts et Consignations et mis en relation avec votre propre établissement bancaire pour effectuer le paiement. 

5. Destinataire des données 

Pour la réalisation des finalités précitées, vos données sont susceptibles d’être transférées : 
  • A nos sous-traitants, uniquement dans le cadre des finalités fixées par le Responsable de traitement et à la condition qu’ils présentent les garanties suffisantes au regard des exigences du Règlement Général sur la Protection des Données. Par ailleurs, ces sous-traitants peuvent être amenés à utiliser ces données à d’autres fins, comme l’établissement de statistiques ou le développement d’outils d’intelligence artificielle, mais uniquement après leur anonymisation et lorsque vous y consentez ; 
  • Aux administrations ou partenaires légalement habilités tels que la Direction Générale des Finances Publique, ou, le cas échéant, le livre foncier, les instances notariales, les organismes du notariat, les fichiers centraux de la profession notariale (Fichier Central Des Dernières Volontés, Minutier Central Electronique des Notaires, registre du PACS, etc.) ;
  • Aux Offices notariaux participant à l’acte ;
  • Au Conseil supérieur du notariat ou son délégataire, pour être transcrites dans une base de données immobilières, concernant les actes relatifs aux mutations d’immeubles à titre onéreux, en application du décret n°2013-803 du 3 septembre 2013 ; 
  • Aux organismes publics ou privés pour des opérations de vérification dans le cadre de la recherche de personnalités politiquement exposées ou ayant fait l’objet de gel des avoirs ou sanctions, de la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme. Ces vérifications font l’objet d’un transfert de données dans un pays situé hors de l’Union Européenne disposant d’une législation sur la protection des données reconnue comme équivalente par la Commission européenne ; 
  • Aux établissements financiers concernés, et notamment à la Caisse des Dépôts et Consignations lors de la mise en œuvre du service de paiement en ligne. 
A ce titre, la Caisse des Dépôts et Consignations accorde une attention particulière à la protection des données à caractère personnel et applique une politique stricte en la matière dans le respect des dispositions législatives et réglementaires françaises et européennes : 
  • Les données à caractère personnel sont traitées de manière transparente et sécurisée dans le respect du droit des personnes.
  • La Caisse des Dépôts et Consignations est engagée dans une démarche continue de protection des données à caractère personnel en conformité avec la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement (UE) sur la protection des données du 27 avril 2016 (RGPD)
  • La Caisse des Dépôts dispose d’un Délégué à la protection des données personnelles (DPO) déclaré auprès de la CNIL et d’une équipe dédiée à la protection des données à caractère personnel.
  • La politique de protection des données à caractère personnel de la Caisse des Dépôts et Consignations décrit quels types de données à caractère personnel peut être amené à être collectées et traitées, la manière dont elle les utilise, et les circonstances dans lesquelles elles peuvent être communiquées.

6. Durée de conservation des données 

Conformément à la règlementation en vigueur, les données collectées sont conservées sous une forme permettant l’identification de l’utilisateur pendant une durée n’excédant pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles ces données sont collectées et traitées. 
Cependant, des obligations légales peuvent nous imposer une conservation des données pour une durée minimale.

A ce titre, les données à caractère personnel seront conservées par votre notaire pour les durées suivantes :
  • 30 ans à compter de l’achèvement de la prestation pour ce qui concerne : le client de l’office notarial, les dossiers en cours, l’exercice des activités notariales, la rédaction des documents et, en particulier, des demandes de renseignements adressées à la conservation des hypothèques ou ses réponses, le registre des formalités ;
  • 75 ans pour les actes authentiques, les fichiers clients et le répertoire des actes (conservés à l’office notarial puis archivés) ;
  • 5 ans à compter de la date de la dissolution du pacte pour les informations relatives au PACS, lesquelles sont conservées dans le traitement automatisé « PACSen ». 
Les logs de connexions sont conservés pour une période de six mois, à la fin de cette période, ces derniers sont alors supprimés. 

Pour la gestion des demandes de droit sur vos données personnelles, les données sont conservées pour une période d’un an. 

7. Sécurité des données 

Votre notaire met en place des mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer un niveau de sécurité approprié au risque de traitement de données personnelles. Ces mesures permettent d’assurer l’intégrité, la confidentialité et l’accessibilité des données personnelles.  

8. Modalité d’exercice de vos droits 

Conformément à la Loi Informatique et Liberté, et au Règlement Général à la Protection des Données Personnelles, vous disposez des droits suivants :  
  • Droit d’accès et d’information : vous pouvez demander la consultation de vos données traitées et être informé sur les circonstances de ce traitement.
  • Droit à la limitation du traitement des données personnelles : vous pouvez obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles en contestant leur exactitude, la licéité du traitement, lorsque vous vous opposez à celui-ci, ou lorsque vous souhaitez leur conservation à des fins de preuve.
  • Droit de rectification et d’effacement : vous pouvez demander la rectification de vos données lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes.
  • Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données réalisé sur le Site. 
  • Droit à la portabilité : vous pouvez obtenir vos données fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ou bien obtenir la transmission de ces données à un autre responsable de traitement.
  • Droit de définir le sort de vos données après votre mort et de choisir que nous communiquions ou non vos données à un tiers que vous aurez préalablement désigné. En cas de décès et à défaut d’instructions de votre part, nous nous engageons à détruire vos données, sauf si leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale. 
  • Droit d’introduire une réclamation : vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. 

Vous pouvez exercer ces droits auprès du Délégué à la protection des données aux adresses suivantes 
•    Par mail : lexenim@notaires.fr
•    Par courrier : LEX ENIM - 16 Avenue Domitienne 34500 Béziers

L’auteur de cette demande doit indiquer ses coordonnées (nom, prénom, adresse et une copie d’un titre d’identité signé) et un motif légitime lorsque celui-ci est exigé par la loi (notamment en cas d’opposition). 

Afin de mieux connaitre vos droits, nous vous invitons à consulter le site internet de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés à l’adresse suivante : http://cnil.fr
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